Het wordt een steeds grotere uitdaging om de alsmaar groeiende hoeveelheid informatie binnen een bedrijf of organisatie te structureren en te bewaren. Een DMS helpt je hierbij. DMS – de afkorting van Document Management Systeem – zorgt ervoor dat je documenten efficiënter, veiliger en volgens de juiste wetgeving kunt bewaren. Maar hoe werkt dat precies? In dit blog lees je meer over een Document Management Systeem en hoe het ook jouw organisatie kan helpen om documenten veiliger en volgens de juiste wettelijke richtlijnen kunt bewaren.
Informatie beter beveiligd
Het kan een riskant idee zijn om al je documenten digitaal op te slaan. Horrorverhalen over gehackte ‘clouds’ helpen ondernemers niet aan een geruststellende gevoel. Toch is het nog altijd zo dat het risico op verlies van fysieke documenten een stuk groter is. Een DMS zorgt ervoor dat je documenten op de meeste veilige manier worden opgeslagen, met de juiste bescherming. Zo is het afschermen van privacy-gevoelige informatie goed te regelen via een DMS. Denk hierbij bijvoorbeeld aan toegankelijkheid, archivering en vernietiging, wat je eenvoudig kunt inrichten met behulp van bepaalde rechten, bevoegdheden en protocollen.
Ook dossiers optimaal beveiligd
Naast documenten worden ook andere zaken optimaal beveiligd met behulp van een Document Management Systeem. Denk hierbij aan personeelsdossiers, lopende projecten of personen. Zo kun je bijvoorbeeld precies aangeven welke personen toegang hebben tot bepaalde dossiers, zodat je voorkomt dat ze in verkeerde handen vallen. Een DMS zorgt voor een centrale, veilige opslag en toegang tot informatie voor de juiste personen.
DMS volgens de juiste wetgeving
Een DMS moet ook voldoen aan nieuwe – verscherpte privacyregels. Dit doe je op een slimme en eenvoudige manier door bepaalde bewaartermijnen te hangen aan documenten. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je te lang in bezit blijft van een sollicitatiebrief van een paar jaar geleden, of zorg je dat gegevens van klanten op de juiste termijn worden verwijderd.
Beveiliging met DMS: een praktijkvoorbeeld
Wanneer een bedrijf klant is geweest, dien je volgens wettelijke regels bepaalde gegevens na zeven jaar te verwijderen. De kans is echter groot dat je kennis over de documenten van deze klant in de loop der tijd is verwaterd. Met behulp van een DMS kun je op een makkelijke en slimme manier zoeken, waardoor het desbetreffende dossier weer snel boven water is. Door gebruik te maken van een digitale workflow – wat je ook kunt doen met behulp van een DMS – zorg je zelfs dat de dossiers na een bepaalde periode automatisch worden vernietigd.
